長崎市へのご意見・ご提案等の紹介

【ご意見（要旨）】市役所職員の対応について

表題の件につき、次の通り抗議します。
■事案の概要
・当社は、依頼人の手続きのため、依頼人から依頼を受けて、依頼人の出生届の写しの交付申請を、戸籍課に行った。
・依頼人の出生届の写しが市役所に存在していたにもかかわらず、、数回も存在しないと言われた。
・当社ではなく、法務局から戸籍課に確認したところ、出生届の写しが存在することが分かった。
・当社の従業員が再度戸籍課の窓口を訪問して、当該出生届の写しを請求したところ、また存在しないと言われた。
・法務局から戸籍課に再度電話で連絡を取ってくれて、やっと発行してもらうことができた。
・出生地、氏名、生年月日など、出生証明書の写しの請求に必要な事項に間違いはなかった。

もし、法務局からの連絡がなかったら、出生届の写しの取得はできなかったと考えます。

今回の市役所職員の対応は、依頼人の権利を侵害することになりかねない、とてもお粗末な対応だったと考えています。

また、当社としては、無駄に数回も市役所に足を運ぶこととなったため、無駄な時間を費やすことになりました。

そこで、次の内容にご回答ください。

①職員は、なぜ存在するも出生届の写しを、存在しないと思っていたのか。
②当社の請求時は存在しないと言われていたが、なぜ法務局からの問い合わせで存在することが分かったのか。
③今後の再発防止のためにどのような対策を講じるのか。

当社としては今後も同じことが発生したとき、市役所職員の対応を疑ってしまうと思います。

お忙しい中恐れ入りますが、ご確認及びご対応よろしくお願いいたします。

【回答】 中央地域センター

　この度は、出生届の写しの交付申請に際し、誤ったご案内により貴社にご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
お尋ねの内容につきましては、次のとおりです。

①戸籍法施行規則第５０条の規定により、戸籍の記載を要しない事項について受理した書類は市町村長が保存しなければならないとされており、保存期間は、届出によって効力を生ずべき行為に関するものは当該年度の翌年から５０年、その他のものは１０年となっております。本市においては、保存期間を経過したものも廃棄せずに引き続き保存しているところですが、データ化等は行っておらず、請求があった際は、届書を直接探して有無を確認しております。
また、平成に市町村合併した旧７町の当該届書については、当時届書が提出された合併町の事務所（各地域センター等）で引き続き保存しておりますが、当日応対した窓口担当職員はそのことを知らず、全て当所（魚の町）で保存しているものと誤認し、当所で保存している届書を探したのみで存在しないと判断し、その旨ご案内したものでした。

②法務局からの問い合わせは、窓口業務に携わらない職員が応対し、当該職員は別の事務所に出生届書を保存していることを知っていたことから、当該事務所に問い合わせをし、当該届書の存在を確認できたものです。

③今回の件につきましては、情報共有不足により職員間で認識間違いがあったこと、また、法務局から問い合わせを受け速やかに窓口担当職員に引き継ぐべきところ行われなかったことが原因でございます。今後このようなことがないよう、所内職員に対し今回ご意見をいただいた件を周知し、保存場所等について改めて情報を共有するとともに、情報共有・担当間の連絡の徹底、戸籍関係届書類等の適正な保管・管理と窓口業務の習得に努めるよう指導を行いました。

この度は、当所の不手際により貴重なお時間を無駄にしてしまい、ご迷惑をおかけしましたこと重ねてお詫び申し上げます。

（注）掲載されている回答は回答時点のものであり、その後の社会情勢や制度の改変などにより、最新の回答と異なる場合があります。