ここから本文です。

令和元年度第1回　長崎市個人情報保護審議会

更新日：2020年4月14日　ページID：034463

長崎市の附属機関について(会議録のページ)

担当所属名

総務部総務課

会議名

令和元年度第1回長崎市個人情報保護審議会

日時

令和元年6月3日（月曜日） 13時30分～

場所

長崎市役所本館5階大会議室

議題

　・諮問第50号　MICE誘致情報一元管理システムの導入に係る電子計算機の直結について（文化観光部ＭＩＣＥ推進室）

審議結果

結　　果　　諮問第50号については承認された。

〔質疑〕

【委員】
個人情報の必要性について、個人情報は、決定権限を持つ人物に係わる情報との説明があったが、このシステムが導入される前から管理されていたものだと思うが、どこがどのように管理していたのか。
コンベンション協会が管理していたものを3者で共有する必要があるのか。

【実施機関】
これまでは、コンベンション協会が中心となってやっていた。
今までは、施設がなかったため、ＭＩＣＥの誘致活動はあまりしていなかった。現在、施設運営者にＰＣＯと呼ばれるコンベンションの専門会社が入っており、全国的なキーパーソンの情報を持っている。施設運営に20年間施設運営に係わっていくことから、3者で情報を共有して、効率的な誘致活動ができると考えている。

【委員】
キーパーソンにアクセスする人は、一人だと思っている。窓口は1箇所に設定するのが普通で、コンベンション協会が窓口になればいいのではないかと思う。実際に、情報共有が必要になったときに、審議会に諮ってもらったほうが納得できる。将来のために導入するように思われたため。

【実施機関】
全国的な見本市で事務局にお会いした際に、同じ学会に関する情報が入ってくる場合もあり、最近、実際にそういった事例もあったので、一元管理していた方が、効率的にできると考えている。

【委員】
個人の情報ではなく、組織の情報、あるいは会議の情報で十分ではないかと思われ、必要になってからでいいのではないかと思う。
セキュリティについては、必要性が認識されているのであれば、いいと思われる。

【委員】
個人情報として入力されるものは、どのような内容か。

【実施機関】
訪問履歴が一番重要となる。大会の決定権限を持っているキーパーソンや事務局の情報。

【委員】
名前やメールアドレスが対象か。職場の電話番号か個人の電話番号か。

【実施機関】
大学の先生の個人氏名。職場のメールアドレス。キーパーソンの氏名とメールアドレス。事務局も担当者氏名とメールアドレス。

【委員】
3者のうちで主に誘致活動を行うのはどこか。

【実施機関】
コンベンション協会は、駅のＭＩＣＥ施設だけでなく、ブリックホールや大学の施設など市全体のコンベンションの誘致。誘致が決まったコンベンションの受け入れの中心的な役割を担っている。
交流拠点施設については、施設運営者が主となって行う。
長崎市については、政府系の会議や国際会議について誘致を主体的に行う。

【委員】
システムについては、施設運営者とも協議のうえ、組み立てたものか。

【実施機関】
3者で協議を行ったもの。

【委員】
個人情報を入力するとき、誰がどのような環境で行うのか。また、閲覧するときの環境は。

【実施機関】
入力する場所は、3者それぞれのパソコンから入力する。入力する場所は、どこでも可能。

【委員】
場所は、限定しておいた方がいいと思うが。
プリントアウトについては。

【実施機関】
それぞれのパソコンから行うことができ、管理は運用で行っていく。

【実施機関】
グローバルＩＰアドレスでの制限を検討したが、できなかったので、ＩＤ・パスワードで管理を行い、国外のＩＰアドレスは遮断する。

【委員】
長崎市の4名のユーザーの一番上位の役職は。

【実施機関】
政策監となっている。

【委員】
市長がトップセールスを行う場合、データでは見ることができないということになるが、どのように対応するのか。

【実施機関】
市長がトップセールスを行う場合は、データではやりとりできないので、事前に紙媒体での資料をお渡しするしかない。

【委員】
ログインパスワードの定期的な更新や、付与している人に対する定期的な教育は考えているのか。

【実施機関】
ログインパスワードは定期的に変更することを考えている。教育については、長崎市でも実施しており、運営者も会社としてセキュリティ教育を実施している。

【委員】
個人情報を扱っているという自覚を持ってやっていかなければならないと思うので、そのあたり促していく必要がある。

【実施機関】
3者で協定を締結し、長崎市の個人情報の手引きやマニュアルを渡して3者で共有していきたい。

【委員】
必要でなくなった情報や過去の情報の見直しについて、運用の中で考えてもらいたい。
不用になった情報は消すなど、運用規程の中で考えていくことになると思うが、その中で検討してもらいたい。

【委員】
訪問者や責任者の情報について、訪問した際に、3事業者のシステムで管理しますなどの個別の同意を取ることは想定しているのか。

【実施機関】
そこまでは想定していない。

【委員】
この情報の使い道を開示しておいた方がよい。この情報は、誘致に限って使うと思うが、お知らせの送付など目的外の利用についても同意を得る機会があれば、確認しておいたほうがよい。

〔審議〕

【委員】
しっかり守るべき個人情報である。

【委員】
セキュリティについてもある程度説明があったので、必要性についてもある程度納得できる。今後、どう運用していくかをきっちり作っていくことになると思う。ＩＤ・パスワードの管理、教育の徹底。データに関しても、必要なデータを管理して、古いものは適切に廃棄していくなど運用が必要。今後、マニュアルを作成するなかで、検討してもらいたい。

【委員】
スピード感を持って、いちはやく情報を取得する方法を確立することが必要。

【委員】
審議会としては、公益性はあると判断し、条例の規定に該当すると認める。