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平成26年度第6回　長崎市個人情報保護審議会

更新日：2015年11月18日　ページID：026866

長崎市の附属機関について(会議録のページ)

担当所属名

総務部総務課

会議名

平成26年度第6回長崎市個人情報保護審議会

日時

平成27年2月18日（水曜日） 10時00分～12時00分　

場所

職員会館4階研修室

議題

1 住民基本台帳事務における特定個人情報保護評価書（全項目評価書）案について
2 個人住民税課税事務における特定個人情報保護評価書（全項目評価書）案について

審議結果

≪1 住民基本台帳事務における特定個人情報保護評価書（全項目評価書）案について≫
【委員】
職員に対するリスク対策として教育をあげているが、これはどのように行うのか。

【実施機関】
現在は、職員向けということで、これまで業務で蓄積されたノウハウ等を活用して職員が研修を行っています。
昨今の状況から、今後はEラーニングを活用し、より高いレベルの研修を実施していきたいと考えております。

【委員】
個人番号カードを使えば、コンビニエンスストアで住民票が取れるようになるということであったが、パスワードを間違った場合はどうなるか。

【実施機関】
住民票等の発行にあたっては、コンビニエンスストアにあるキオスク端末に個人番号カードをあてて、当該カードを発行する際に登録したパスワードを入力することになりますが、何回も間違うとパスワードがロックされて使用できなくなります。
その状態を解除するためには、市民課などの市役所の窓口にお越しいただいて、新たにパスワードを設定する必要があります。

【委員】
お年寄りなどは、パスワードを他人に教えてしまうことがあるのではないか。
操作に困っているときなどに親切にしてもらったりすると、身内以外の人でもパスワードを教えてしまうといったことが懸念される。

【委員】
希望すればコンビニエンスストアで発行できないようにすることはできないのか。

【実施機関】
ドメスティックバイオレンス等の被害者については住民票等の発行制限措置がありますが、そういった対象者以外で制限することは今のところ困難です。

【委員】
住民票等の公的書類が簡単に取れた場合は、詐欺に使われることも懸念される。

【実施機関】
便利になる反面で、ご指摘のような懸念があることは理解できます。
ご指摘の点につきましては、今後国等への要望等含めて、実施にあたっての改善・対策を検討してまいります。

【委員】
窓口業務の委託に関して、委託先の教育はどのように行うのか。

【実施機関】
委託業者に対しては、業務内容や取扱上の注意点等の必要な情報をマニュアル等により市から提供しますが、基本的には業務に従事する作業者等に対して必要な研修は委託業者が自社で行っております。
また、業務に関する研修に加えて、個人情報保護や情報セキュリティに対する研修を行っております。
その中で、誤った取扱いがされないよう市から必要な指導をしております。

【委員】
窓口の方が適切に対応することで、犯罪防止にもつながるところがあると思うのでしっかりやってもらいたい。

【委員】
コンビニエンスストアの従業員に市役所並みのセキュリティとか（個人情報保護に関する）教育研修といったことを求めることは難しいと思う。
便利だからということで進めているが、セキュリティ面で不安がある。
窓口業務委託でもそうだが、個人情報を扱う機関（関係者）が増えれば増えるほど、情報漏えいのリスクは高まっていく。

【委員】
コンビニ交付の件でも、お年寄りなどは、操作面でわからないときはコンビニエンスストアの従業員に教えてもらうことがあると思う。
そういったところで、漏えいの不安がある。

【委員】
（コンビニ交付など）全国的に統一された仕様ということで、長崎市だけでは取り扱えない部分もあるかと思うので、国等の関係機関との協議も含めてセキュリティ対策について検討してもらいたい。

≪2 個人住民税課税事務における特定個人情報保護評価書（全項目評価書）案について≫
【委員】
委託業者に対する対策で、委託業者に社内での研修を義務付けているが、その実施状況はどのように確認しているのか。

【実施機関】
まずは契約時に研修の実績を確認します。
その後は、研修を実施した際に、その都度報告してもらいます。

【委員】
委託業者に対する対策で、データの持ち出しや複写については予め市の承認を受けるということになっているが、どのような情報の持ち出しが想定されるのか。

【実施機関】
個人情報が含まれるデータの持ち出しは許可しておりませんが、システムのログ等の持ち出しがありますので、それについては事前に書面で申請書を出してもらい、内容の確認を行ったうえで許可しております。

【委員】
システムのハードウェアはどこに設置されているのか。

【実施機関】
現行のシステムは市民税課内のサーバ室に置いています。
新しいサーバは、情報システム課のサーバ室に置くようになります。
いずれも、入退室管理が行われ、施錠のできるサーバ室になります。

【委員】
バックアップデータの管理はどのようになっているか。

【実施機関】
毎日磁気媒体にバックアップを行い、サーバ室とは別の建物にある耐火金庫内に保管します。

【委員】
「名寄せ」について、個人番号がなくても今まで名寄せはできていたのではないか。
何か変わることがあるのか。

【実施機関】
通常、氏名・住所・生年月日の3つの情報で個人を特定しておりますが、一人の個人に対して色々な課税資料が提出されるなかで、結婚や引越しなどで氏名・住所の変更があった場合に、提出された資料に正しく記載されているとは限らず、また記載内容に誤りがある場合もあり、それを1つの個人に結び付けるという名寄せ作業においては、個人を特定することに非常に時間がかかっていました。
それが、個人番号を提出書類に記載していただくことで、確実に個人が特定できることになり、名寄せ作業が効率的にできることとなります。

【委員】
個人番号を間違って記載した場合はどうなるのか。

【実施機関】
システムにおいて、個人番号の他に氏名・住所・生年月日を含めて個人を特定しておりますので、個人番号に誤りがあった場合には、システム上でエラーが出るような仕組みになっており、間違いがないよう特定作業をしております。

【委員】
以前、職員の故意による漏えい事故があったということで指導には力を入れているようだが、最近、ツイッターで課税資料がインターネット上にアップされてしまったという事件があっており、うっかりミスへの対策を含めた指導が必要と思う。

【実施機関】
当該事件については、職員に対して周知するとともに、うっかりミスであっても地方公務員法と地方税法の罰則が適用されることを含めて、改めて注意喚起を行ったところです。

【委員】
パンチ入力の委託について、紙を委託業者に渡してそれを入力しデータ化されたものが返ってくるというものか。

【実施機関】
流れはそのとおりですが、委託業者には課税資料をスキャナーで読み取ったイメージデータを電子媒体に入れて渡しています。
そのデータを委託業者に渡してデータ化してもらっています。
返ってきたデータは、システムに取り込んでエラー等のチェックをしています。
返ってくるときには、渡したデータは業者のほうで全て消しており、返ってくるデータは数字の羅列のみです。

【委員】
渡したデータをコピーされてもわからないのか。

【実施機関】
契約書でコピーを禁止しておりますが、物理的には確認できません。

【委員】
その辺りは漏えいの危険性が懸念される。

【委員】
これまでに、個人情報が漏えいするような事故はなかったのか。

【実施機関】
ありません。

【委員】
過去の事故を受けて色々と研修を実施するとのことで、（説明に）具体性に欠けているところはあったが、対策に力を入れているという印象は受けた。

【委員】
委託業者に渡したデータをコピーされたかどうか確認できないというのは事故の危険性がある。
何らかの対策を考えてもらいたい。