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平成26年度第5回 長崎市個人情報保護審議会

更新日:2015年3月25日 ページID:026865

長崎市の附属機関等について(会議録のページ)

担当所属名

総務部 総務課

会議名

平成26年度第5回 長崎市個人情報保護審議会

日時

平成27年1月30日(金曜日) 10時 ~ 

場所

市役所本館3階会議室

議題

住民基本台帳事務における特定個人情報保護評価書(全項目評価書)案について

審議結果

【委員】
委託業務について、派遣社員も従事しているのか。
短期間で人が変わるようだと、教育・研修面で不安がある。

【実施機関】
我々において把握している範囲では派遣社員は従事しておりません。
窓口業務の受託業者においては、今回の業務を行うにあたって新たに社員を募集し、採用された者が従事しているということです。

【委員】
窓口業務の委託にあたって、どれぐらいの人・体制が必要か把握されているのか。
受託業者の従事者数が妥当なものかチェックしているのか。

【実施機関】
窓口業務においてどれくらいの人が必要かというより、市からは業務内容を提示して、受託業者において予算の範囲内で工夫してやりくりしてもらっています。例えば3月・4月の繁忙期には、短い時間だけでも業務に従事できる人を雇うなど、柔軟な体制を取ることができます。
業務への習熟度の問題がありますので、最初はかなり大人数で業務をやっていますが、全員が一日ずっと業務に従事するわけではありません。

【委員】
民間に業務をさせるということで、情報漏えいの危険性が高まるということはないのか。

【実施機関】
審査等の公権力の伴う判断は市の職員が直接行っており、申請受付や証明書の作成・交付といった作業的な部分を民間へ委託しています。
きちんと職員が関与してチェックするという仕組みを取っています。

【委員】
先ほど委託期間は3年といわれていたが、それが終わると新しい人に変わるということか。その時には再度教育や研修を行う必要があるし、そういった(人が変わる)ときにミスが出やすいのではないか。

【実施機関】
現在の委託期間の終了にあわせて、再度業者選定から行うことになります。
業者が変われば研修等は必要になるかと思いますが、新しい業者になってからの業務開始までには十分な移行期間を確保しますので、その間に準備をしていただくことになります。
また、最終的には職員がチェックするなど、ミスが起きないように対策していきます。

【委員】
資料に年2回の監査を行うとあるがどのような内容か。

【実施機関】
住民基本台帳ネットワークシステムにおいては、対象者を検索する前に申請を必要としており、上席者の確認を得たうえで検索を行っていますが、その申請書と検索したログとが一致するかをチェックしています。
また、システムで検索した内容については、地方公共団体情報システム機構(J-LIS)において監視しており、例えば有名人の検索を興味本位でやった場合は、すぐに検索をかけた自治体に対して正当な検索かという確認がくるようになっています。

【委員】
不正ができるような状況にないのか。

【実施機関】
一人の職員で完結するという流れにならないように、それぞれのパートで必ず人が変わる体制を取るなどの不正を防止する対策をしています。

【委員】
抜き打ち検査についてはどのようになっているのか。

【実施機関】
いつ(抜き打ち検査を)実施するということは言えませんが、ログのチェックを行うようにしています。
今は試験的に行っている最中で、やり方等について協議しながら進めています。

【委員】
本件で業務委託している業者はどういった会社なのか。
会社の規模や他の自治体における実績はどうか。

【実施機関】
委託業者のことについては、後日に別途資料を提出し、説明させていただきたいと思います。

【委員】
システムのハードウェアは業者のサーバ室等に設置しているのか。

【実施機関】
情報システム課のサーバ室に設置しています。

【委員】
システムの開発や保守については、定期的に業者が変わるものなのか。

【実施機関】
概ね7年でハードウェアの交換が必要になってきますので、その時点でハードウェアだけを入れ替えるのか、ソフトウェアやプログラムを含めて入れ替えるのか検討することになります。
その入替のタイミングでハードウェア又はソフトウェアの業者が変わることになります。

【委員】
業者が変わるとなると、そのタイミングで不正にデータがコピーされるなどの情報漏えいが危惧されるが、どのような対策を取っているか。

【実施機関】
個人情報を扱う今回のようなシステムはインターネット等の外部とは物理的に切り離したネットワークを使用しています。
国との連携においても、LGWANという国と自治体間の専用ネットワークを使用しています。
また、USB等の外部記憶媒体においても、暗証番号の設定、鍵付キャビネットへの保管や使用できる媒体及び端末を制限するなどの対策をしています。

【委員】
例えば長崎市において災害があった場合にデータがなくならないように遠隔地にバックアップを取るという方法が考えられるが、情報のバックアップはどうしているか。

【実施機関】
必要なデータにつきましては、定期的に磁気テープにコピーし、サーバ室とは別の建物の耐火金庫内に保管するようにしています。
今のところ、遠隔地でのバックアップというところまではやっておりません。

【実施機関】
住民基本台帳ネットワークシステムにおいては、長崎県のサーバに情報を送ると国のサーバにも情報が送られるようになっていますので、外部に情報を保管しているというような状態が作られています。

【委員】
データの安全性という面では、コピーが作られてしまうと逆にそれが漏れてしまうというリスクも考えられるので、そういったことも含めてトータルでセキュリティ対策を考えてもらいたい。

【委員】
人間のやることなので、100パーセントのことはできないだろうから、二重・三重の対策をしてもらう必要がある。

【委員】
本件の評価書に対する意見というのを求められていると思うが、その意見を出すためには(委託業者のことなど)評価書に書いていない部分も必要になってくる。

【委員】
リスク対策においては、市民や業者等に対するリスク対策と職員に対するリスク対策が混ざっていた。明確に区別して説明してもらいたい。

【事務局】
実施機関には、次回の審議会において別途資料を提示のうえ説明するようにさせていただきます。

お問い合わせ先

総務部 行政体制整備室 

電話番号:095-829-1124

ファックス番号:095-829-1410

住所:〒850-8685 長崎市魚の町4-1(9階)

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